Weet jij wat waar wordt opgeslagen op je pc, telefoon of tablet? Hoe maak jij een back-up? En wat wordt waar gesynchroniseerd? En niet alleen jij, maar ook je huisgenoten?
Ik had het allemaal in mijn hoofd, maar dan kwam er een toestel bij, en nog één, én een extra account van dochterlief met nog een dochter en zoon die zullen volgen.
Het werd tijd voor overzicht, want het gaat snel onze digitale evolutie, en we staan nog maar aan het begin! Als je niet wil dat het één grote chaos wordt en geen bestanden en foto's wil verliezen, is het nodig om er tijdig bij te zijn en eens je structuur uit te tekenen, om die af en toe ook wel eens bij te sturen.
Het lijkt gek om een schema te tekenen voor een gewoon huisgezin, maar ondertussen heeft een huisgezin vaak meer toestellen in huis, dan een klein bedrijf van pakweg 20 jaar geleden. Dus zo gek is het helemaal niet, integendeel.
En net zoals bij je papieren administratie is het niet alleen belangrijk dat jij je digitale weg vindt, maar dat ook anderen kunnen terugvinden wat ze nodig hebben!
Tijd voor een schema dus, of: een digi-plattegrond.
BACK-UP
Een back-up is een kopie die je op een bepaald moment maakt van één of meerdere mappen om ervoor te zorgen dat als je de ene map verliest, je nog een andere versie hebt staan.
Je kan natuurlijk gewoon op een pc / laptop werken en regelmatig je bestanden opslaan op een externe harde schijf. Dat werkt prima met als enige nadeel dat je er zelf aan moet denken om je back-up te maken. Een tip: zet het in je agenda.
Je kan ook werken met een NAS (Networked Attached Storage), dat is extra opslagruimte die verbonden is met je netwerk. Een soort externe harde schijf die draadloos verbonden is met al je toestellen zodat je vanop elk toestel de bestanden kan bereiken die erop staan. Een groot voordeel is dat deze NAS automatisch je bestanden back-upt zodat je er zelf niet meer aan moet denken. Een nadeel kan zijn dat je NAS ook in vlammen op kan gaan als je huis zou afbranden.
Je kan ook werken met een back-up in the cloud, of 'op het internet'. Het voordeel is dat je je bestanden ook nog hebt als je huis afbrandt en dat deze voortdurend en automatisch back-ups maakt van je bestanden, als er internetverbinding is. Een nadeel is dat je gebonden bent aan de privacyvoorwaarden die verbonden zijn aan het platform dat je gebruikt, zoals bvb Google Drive, iCloud of OneDrive. Deze 3 zijn trouwens de grootste spelers van respectievelijk Google, Apple en Microsoft.
TIP: de veiligste manier is op 2 paarden tegelijkertijd wedden. Zelf werk ik in eerste plaats met een back-up in the cloud, daarnaast wordt van onze foto's jaarlijks (of 2-jaarlijks) een extra back-up genomen op een externe harde schijf.
SYNCHRONISEREN
Synchroniseren is eigenlijk een map op 2 plaatsen bewaren. Je neemt dus een kopie van een originele map, maar die beide mappen communiceren voortdurend met elkaar. Wijzig je een bestand uit de ene map, dan zal het ook in de andere map wijzigen.
In deze context van het bewaren van bestanden kan het handig zijn om een map van je computer te synchroniseren met een map in 'the cloud' zodat je ook offline kan werken.
MAAK JE SCHEMA
Als je met veel verschillende accounts zit, die op één of andere manier met elkaar verbonden zijn in door delen van mappen, of meerdere toestellen hebt waarmee wordt gesynchroniseerd, dan wordt het tijd om eens een digitale 'plattegrond' te tekenen.
Ik deed het voor ons gezin, en wat een opluchting om eindelijk eens alles op een rijtje te zetten. En niet alleen voor mij, maar ook voor mijn man!
Even kaderen: wij zijn met 5 (Sam & Nele en 3 kinderen Fee, Lot en Jarl), de poes telt deze keer niet mee. Dit is het basisschema:
Wij maken gebruik van Google Drive en kochten extra opslag. Met het gezin (https://families.google.com/) delen we op dit moment een opslag van 2 terabyte waarvan 1/4de in gebruik. Vooral het fotoarchief neemt hier het grootste deel van in beslag.
De pijlen duiden op de manier waarop mappen worden gedeeld (blauw) en gesynchroniseerd (rood).
Opmerking: als je gebruik maakt van Google-producten, ga je ook akkoord met hun privacy-voorwaarden. Wil je meer weten over het verschil tussen de verschillende diensten, neem contact met ons op.
Wij kozen er dus voor om alles online te zetten en enkel bepaalde mappen te synchroniseren op 2 laptops. Ons fotoarchief is te groot geworden voor een gemiddelde laptop, dus daarom worden slechts enkele jaren gesynchroniseerd. Sowieso wordt het geheel wel nog eens op een externe schijf opgeslagen.
Op dit 2de schema zie je de aanvulling met de Google Foto-accounts. Iedereen heeft zijn eigen account, maar de foto's van Sam en ik komen samen in één account (dit doe je via https://photos.google.com/settings - gedeelde bibliotheken). Van daaruit is het de bedoeling dat ik maandelijks de foto's
- download
- opruim (dubbele, foute foto's verwijderen)
- en privé-foto's scheid van de foto's die ik neem voor mijn zaak
(opmerking: ik zou bij het foto's nemen ook telkens kunnen switchen van account, maar omdat dit niet zo handig werkt, en je er steeds aan moet denken om te wisselen, doe ik het zo)
De privé-foto's gaan dan naar het foto-archief (per jaar - per maand) die de kinderen kunnen bekijken maar niet wijzigen.
De business-foto's die gaan naar mijn business-map (zie volgend schema).
Op dit schema zie je de link met mijn 'business-account': het account dat ik gebruik voor mijn bedrijf.
Dit is een weergave voor wat voor ons werkt. Elke situatie, elk gezin is echter anders, maar belangrijk is dat er overzicht is, wil je het bos door de digitale bomen blijven zien.
Maak dus jouw schema!
Lukt het niet, of kan je wel wat hulp gebruiken bij het in orde brengen en uittekenen van je systeem, neem contact met ons op!
Orde op je pc, rust in je hoofd! ;)
Groetjes, Nele
Bart en Pieter zijn onze digital organizers en helpen jou graag met je digitale chaos, van mailboxen tem foto's. Meer info vind je hier: https://www.nelecolle.be/digitale-organisatie
Contact: info@nelecolle.be
